Ketika klinik memiliki banyak SOP, formulir, dan kebijakan, staf dapat kesulitan mengetahui dokumen mana yang masih berlaku. Register dokumen aktif berfungsi sebagai daftar utama yang menunjukkan versi resmi dan lokasi penyimpanannya.
Field minimum register
- judul dokumen;
- kode dokumen;
- versi;
- tanggal berlaku;
- owner;
- lokasi file aktif;
- status aktif atau arsip.
Tentukan satu sumber utama
Hindari beberapa folder yang sama-sama dianggap resmi. Pilih lokasi canonical dan arahkan staf ke versi tersebut.
Review setelah perubahan
Setiap revisi perlu diikuti pembaruan register. Untuk struktur SOP, lihat SOP klinik gigi. Untuk kebijakan penyimpanan dokumen, lihat retensi dokumen klinik.
Checklist
- Cocokkan versi file.
- Pastikan owner jelas.
- Arsipkan versi lama.
- Perbarui lokasi dokumen.
- Komunikasikan perubahan ke staf terdampak.
FAQ
Apakah register menggantikan dokumen asli?
Tidak. Register hanya membantu menemukan versi yang berlaku.
Siapa yang memperbarui register?
Tetapkan owner dokumentasi sesuai struktur klinik.
Kesimpulan
Register dokumen aktif membantu mencegah penggunaan SOP atau formulir lama dan membuat perubahan lebih mudah ditelusuri.